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【TKO通信】仕事で個人LINEアカウントを利用するのはNGです

販売代行を検討中のクライアント企業様、そして現在販売代行にてご出店中で人材に関してご不安をお抱えのクライアント企業様へ。

販売代行企業の選び方は、売上と同時にブランドや企業が地元に根付くかどうかを左右するため非常に重要です。

お陰様で毎回大変な好評を頂戴しておりますTKO通信ですが、前回【TKO通信】お客様からのFAQを公開します!では、新規参入企業様から「ちょうど問い合わせて知りたい内容でした!!」というお声を多く頂戴しました。少しでもブランド、メーカー様のプラスの存在になるべく今後も情報配信を行ってまいります。また、弊社は一貫性を持ち、販売代行企業では無く、人材総合コンサルティング企業としてクライアント企業様の人材問題を総合的にサポートするだけでは無く、社内教育においては販売テクニックのような業界特有のものでは無く、ビジネスパーソンとしての考え方やキャリア形成に重きを置き、その結果として結果の出せる販売スタッフになっているという取り組みを続けております。今回は弊社クライアントだけでなく、直営店舗も含めてよく聞く事案として、『仕事に個人のLINEアカウントを利用すること』について【TKO通信】としてご紹介させて頂きます。Takeofferではお客様の具体的なお悩みにお答えし、その期待に応え、更には付加価値を創造する提案が出来るよう努めてまいります。※法的に具体的な助言が必要な場合は弁護士にすることをお勧めします

これまでの【TKO通信】~レピュテーションリスクを取ってますか?~TKO通信バックナンバーと併せて是非販売代行会社の選択にご参考下さいませ。

業務に個人 LINEアカウントを利用させるのは危険です !!

これまで多くのブランド・メーカーの現場を見てきましたが、社内コミュニケーションツールとして、『個人のLINEアカウントを利用』している企業は意外にも少なくありません。販売代行として業務受託をしている中で、スタッフへ業務プロセス上必要として、個人のスマホ・LINEアカウントを利用することを義務付けてくる企業も一定数存在します。LINE はユーザー数が約 8,400万人、日本人口の約7割が利用しているという巨大なチャットツールです。メールや電話より手軽にコミュニケーションが取れることから、業務連絡にも LINE を使っている会社も多く存在しているようです。しかしその利便性から当たり前のように個人のLINEアカウントをビジネスに利用させることには大きなリスクが存在しています。今回はそのリスクについて説明していきます。

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労働基準法違反の可能性があります(法的視点)

個人のスマホに会社に業務連絡が来るのは良いのでしょうか?

個人のスマホなのに、会社の業務連絡が「LINE」で昼夜問わずに次々とやってくる...。こんな状況はよく聞きます。私物のスマホ・アカウントであるにもかかわらず、会社の指示でLINEのグループに入らされ、時間を問わずに上司や同僚から連絡がやってくる...そんな悩みを持っている現場、スタッフは割と多い印象があります。このような形で、プライベートなLINEアカウントに業務連絡が送られてくる状態に法的な問題はないのでしょうか。またそもそも私物のスマホを業務に利用させるのは良いのでしょうか、という疑問に回答していきたいと思います。

勤務時間内の場合、一概に違法とは言えないようです

勤務時間内の利用ついては、私物のスマホを使用させたとしても、基本的に違法とまでは言えないようです。また、私物のスマホへの業務連絡が違法とはいえないことと同様で、プライベートなLINEアカウントに送信しても、違法とはならないようです。しかしながら、そこで気を付けたいのは、一定のルールの下で私物の携帯端末を利用させることです。これを「BYOD:Bring Your Own Device」(私物デバイスを業務で活用すること)と呼びます。自由に私物の携帯端末を使わせることは問題がありますので、BYODに関する社内ルールを策定したうえで運用することが必要とされるでしょう。BYODの実務は、典型的には、会社で「BYODポリシー」を決めた上で、従業員から「BYOD同意書」を取得するという体制をとります。私物デバイスを利用する際に、事前に会社に申請して承認を得るというプロセスは契約書や就業規則にて規定しておく必要があるでしょう。また、後述しますが最大の問題は『情報管理』になりますので、この管理体制を確実に取っておくことが重要です。

連絡を強制した場合には、労働時間規制でしょうか?

勤務時間内では情報管理の問題がありますが、労働基準法としては、問題が無さそうでした。では勤務時間外の場合は、労働時間としてカウントされるのでしょうか。この場合、労働基準法上の労働時間とは、使用者(上司)の指揮命令下にある場合をいいます。LINEで業務連絡が届くことにより、気分的に指揮命令されている、拘束されているといった感覚が生じたとしても、基本的に自由に行動できる状況であれば、使用者の指揮監督下にあるとはいえず、労働時間にはカウントされないようです。ただし、勤務時間外に常にLINEのメッセージを受信できる状態にさせられたり、受信したことに対して返事を送ることを義務づけた場合には、受信送信の頻度・状況にもよりますが、あまりに頻繁に送信するようであれば、労働時間規制が及ぶことも考えられ、その場合には、一定の時間外手当の支払いを求めることが可能な場合もあるようです。

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シャドーIT 問題が問われます(管理的視点)

労働基準法の観点以上に問題になる可能性が高いのがシャドーIT問題です。まず、会社には利用されている社内ITツールがよくあります。代表的なもので言うと、 Microsoft 365(Word、Excel、PowerPoint など)や、G Suite(Gmail、Google スプレッドシート、Google ドライブなど)、Slack 、chatwork、Zoom などでしょうか。これらは主に 組織の情報システム部門(人事・総務部門など)がライセンスの購入・割当を行い、アカウントをメンテナンスし、監査ログを取得しており、会社によって「管理」されています。一方で、個人的に利用しているツールやサービス、個人で購入・契約しているライセンスなど会社が把握・管理せず業務利用される「IT」をのことをシャドーITと呼びます。まさに今回のLINEの個人アカウント や Facebook Messenger、Instagramなどが該当するでしょう。当然それぞれの「管理」は個人に委ねられているため、会社として「管理」できません。

ライセンス・アカウントの管理ができないリスク

社内ITツールは、管理部門がチームに最適なライセンスを必要な数だけ購入し、必要な社員に対して割当を行います。LINE に関してはライセンスという概念はありませんが、有償ソフトウェアにおいてライセンスを適切な数購入せず、複数人で使い回すことが不正利用となることもあります。また「個人利用」「学生・コミュニティ利用」は無料でも、「法人(商用)利用」が有償、または別途契約が必要というケースもあります。無料のツールだと思って業務で利用していたら意図せず不正利用してしまっていた、というケースもあり得るのです。社内ITツールは、社員の入社や異動、特定のワークフローでの申請によって、アカウントをメンテンスしています。社員が退職すると、その人が利用していたアカウントは直ちに停止されることになります。メールやチャットツールでの社内連絡、顧客・取引先との連絡には多くの機密情報が含まれています。これらの情報を退職者が閲覧できてはなりません。アカウントが停止されることで、退職者アカウントからはメールやチャットツール、ファイルストレージなどにアクセスすることができなくなり、社外秘などの機密情報の持ち出しや、意図しない情報流出を防ぐことができるのです。しかし、社内連絡や顧客・取引先との連絡が LINE などの個人ツールで行われていた場合はどうでしょうか。LINE アカウントは個人で作成し管理しているもので、退職時に管理部門がアカウントを停止することができません。退職後もその人の LINE には機密情報が残り続けてしまうことになり得ます。

間違って送信するというリスク

プライベートで利用しているアカウントを業務利用している場合、社内連絡や、顧客・取引先に送るはずのトークやファイルを誤って友人など関係外の人へ送信してしまい、情報流出してしまうリスクがあります。また個人的な飲み会の場などで、酔った勢いで意図的にクライアントへメッセージを送ったり、情報を漏えいさせるリスクも高いでしょう。特にLINEは送信したものを削除することが出来ないため、証拠を自分で残してしまう、というリスクもあるのです。

まとめ

以上の労働法およびシャドーITの観点から、『個人のLINEアカウントを利用すること』は出来るだけ避けることが懸命でしょう。特にシャドーIT問題については、システムを導入させた側に問題があると解されますので、販売代行の場合は代行会社では無く、クライアント、つまりブランドやメーカー側の責任によるものと考えられます。業務上個人のデバイスを利用せざるを得ないことは仕方ありませんが、その場合もBYOD規定をしっかりと行い、出来るだけ個人のアカウント利用をさせずに、ビジネス利用に特化したコミュニケーションツールを利用させることが重要でしょう。特にこれからの働き方に様々な規制がかかる中ではその対応やリテラシーを高めることが求められています。

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今回の【TKO通信】は最近増えてきた事例から「仕事で個人LINEアカウントを利用するリスク」についてお伝え致しました。このようにクライアント企業様には安心してご依頼頂くことが出来る、そして従業員の皆様には安心して就業出来る環境をTakeofferは用意しております。これからも少しずつお客様から頂戴しておりますお問合せや現地からの情報をご紹介させて頂きます。これからの少子高齢化に伴う主要人材確保が困難になる時代の中で確かに貢献すべくTakeofferは常に進んでまいります。
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ラグジュアリーブランドの人事として人事業務全般、主にリクルーティング責任者として従事。その後独立しファッション業界専門の販売代行・労働者派遣事業・有料職業紹介事業を中心に提供中。業界を整えることをミッションとしています。

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